高 校 学 生 宿 舍 管 理 系 统 的 设 计

襄樊学院电气信息工程系  肖 夏

 

0、引言

   近几年随着高校机构改革的不断深化，在诸多高校中学生宿舍的管理工作都由后勤集团负责。在高校扩大招生的形势下宿舍管理的工作变得越来越繁重和琐碎。学生对宿舍管理的要求也在不断提高。采用传统的人工管理模式，效率低下，不能满足实际的需求。很多高校也开发了计算机软件系统来进行管理提高了效率，但是这些软件很多是按照原来的高校机构设置和部门划分来设计的，在以后勤集团作为学生宿舍管理核心的新形势下不能很好地工作，暴露出很多问题。 

本文通过对新的高校机构设置、部门划分和学生宿舍管理的实际需求进行了分析，设计开发了适用于新环境下的学生宿舍管理系统。通过使用本系统，宿舍管理公司（后勤集团宿管科的管理人员能够方便快捷的对在校学生的住宿、出勤、纪律等进行管理，提高工作效率，节省人力、物力、财力，提高数据的可靠性、安全性、条理性。从繁杂的数据统计，数据计算工作中脱离出来。

 

1、宿舍管理的主要任务和原则

   高校学生宿舍管理工作比较繁重和琐碎，主要包括：

（1）住宿安排和查询

新生报到后进行住宿安排。毕业生离校时退宿。以及随时可能出现的调铺和换铺要求。接受学生和学生家长的对学生住宿安排的查询，将住宿安排上报系部及有关部门等。

（2）住宿费用管理

电费、水费、网络使用费等每个月一次的收费、统计及打印报表。宿舍家具维修申报和处理等；

（3）住宿生管理定期对宿舍卫生检查和考评。对住宿生考勤早操出勤以及违纪的记载和处理。对违禁物品的检查与处理等。

（4）其他信息管理

    学生的贵重物品登记。卫生工具等物品的分发。宿舍管理人员的值班记载与考核。外来人员探访登记。学生反馈意见登记等。

    在这些工作中，最重要的工作是学生住宿安排。通过分析我们总结了宿舍安排的一般性原则：

（1）       尽量将同一年级的学生安排在一起（一栋楼里或邻近的几栋楼里），便于日常管理；

（2）       尽量将同一个学院（二级学院）或同一个系的学生安排住在一起（一栋楼里）。

（3）       尽量将同一个班的学生安排住满若干间寝室。

（4）       对有生理缺陷的学生事先应给予照顾（例如腿脚有残疾

的学生应安排在下铺），避免学生入住后又申请调铺。

 

2、系统的数据流分析

宿舍服务公司（或宿管科）是管理学生住宿、出勤、卫生、纪律等方面的后勤部门，属于后勤集团的一部分。住宿管理方面他们主管为住宿生安排宿舍，在新生入学时，一般由新生持入学通知书来办理各种入学手续，然后再拿学校财务部门开具的收据到所在校区宿舍服务公司（或宿管科）办理登记手续。宿舍服务公司（或宿管科）还要根据住宿生的调铺、换铺申请做出处理并且将铺位的变动情况及时上报到学生所在院系。在宿舍卫生和住宿生出勤（早操）管理方面，有纪律检查部的人员定期来检查，检查结果交送宿舍服务公司处理，然后再送交各院系。如有违纪人员，则先交值班室处理然后交各院系，根据情况轻重决定是否交给学生工作处学生科（或学生自律委员会）处理。在宿舍的硬件设施管理方面，如果有桌子、凳子、床、电灯等设施损坏，由住宿生到各个楼的值班室来报修，填写报修表，然后持保修表到所在校区后勤集团相关服务部门办理维修事宜。同时，如有卫生工具等物品要分发，楼里值班室应通知各寝室长来值班室领取，值班室设仓库，分发情况要登记上报。另外，宿舍管理人员还要接受各院系、学生以及外来探访人员对宿舍安排的查询，尽快  给出结果。   

通过对系统的数据流分析，本系统的数据流动主要存在于宿舍管理系统与住宿学生、各院系和外来探访人员之间（见图一）

 

图1   系统数据流图

 

 3、系统体系结构设计

    在对系统数据流动进行分析后可以看出系统管理的信息比较集中，除了学生基本情况及学籍信息外，其他信息均由本系统独立管理。 学生基本情况及学籍信息可采用批量数据导入的方 （ 法从学工处学生学籍管理系统中得到，也可专门设计一个接口程序模块随进访问学工处学生学籍管理系统中的学生信息和学籍信息）选择集中式的数据存贮比较适合本系统。这样既保证了数据安全，又易于实现。各管理点可以通过校园网络访问和处理            宿管信息。可以采用技术成熟的客户/ 服务器模式进行设计开发 （见图2）。

 

图2系统体系结构图

    宿舍管理系统数据库服务器可以考虑选用微软 windows2000sever操作系统，数据库管理系统可以采用技术成熟、应用广泛的关系型数据库管理系统。微软SQL Sever2000 和Orack 8.0都可作为选择对象。鉴于诸多高校都建有信息中心，宿舍管理系统数据库服务器可以安置在信息中心集中维护。

客户机可以采用微软 Windows2000 professional 操作系统。客户机宿管软件可以采用 Powerbuilder8.0 或者Delphi5.0进行开发，也可采用微软Visual Basic6.0进行开发。

 

4、系统的数据库设计

    根据系统的数据流分析，通过对数据流的细划，得到了各抽象层次的分层数据流图。从分层数据流图中不难导出初步的数据库关系模式。通过关系规范化和优化设计，我们在宿舍管理系统数据库中建立了十五张表，主要的表和所属字段如下：

     宿舍分布表（楼号、宿舍号、电话号码）；

    学生信息表（学号、姓名、性别、年级、系别、年龄）；

    宿舍安排表（楼号、宿舍号、床铺号、学号、住宿费、押金）其中楼号、宿舍号、床铺号共同组成候选码；

    卫生检查表（楼号、房间号、卫生检查日期、得分）；

    早操检查表（楼号、房间号、床铺号、早操检查日期、出勤情况）等。

    在上述表中都针对主键建立了索引和表间连接（如图 3所示），提高了查询速度。

5、系统的功能设计

     根据对宿舍管理任务的分析，充分考虑到数据存储和处理的要求，设计了本系统的科学有序的功能组成和功能分布。本系统共有 4个模块组成，每个模块下有若干子模块：

  (1)  数据接口模块

l          新生信息导入子模块

l         新生信息维护子模块

l         新生信息打印及上报子模块

     新生信息导入子模块主要完成从学生工作处现有的学生学  籍数据库向宿舍管理系统中导入学生信息表中所需的新生信息。新生信息维护子模块可以根据学生异动情况修改本系统学生信息表中的内容。同时，在无法从学生工作处现有的学生学籍数据库向宿舍管理系统中导入新生信息的情况下，可以通过此这个模块手动输入所需信息。

  (2) 住宿管理模块

l          新生住宿安排子模块

l         住宿调整子模块

l          退宿管理子模块

l         住宿安排查询子模块

l         住宿安排打印及上报子模块

   (3) 收费管理模块

l         收费项目设置子模块

l         收费数据录入子模块

l         住宿费用查询子模块

l         费用月报打印及上报子模块

(4) 住宿生日常管理模块

l         宿舍卫生检查及上报子模块

l         早操出勤检查及上报子模块

l         违纪管理子模块

l         宿舍评比子模块

l         贵重物品登记子模块

l         空表打印子模块

l         住宿生反馈意见记载及上报子模块

  (5) 宿管人员管理模块

l         宿管人员值班记载子模块

l         宿管人员考核子模块

6、结束语

宿舍管理是高校后勤管理的一项重要任务，住宿服务水平的高低直接关系着学生的利益和学校办学的水平。采用先进的计算机管理信息系统和计算机网络提升了宿舍管理的水平，降低了管理成本，增强了学校办学的综合实力。希望本文能在高校机构改革和高校扩大招生的新形势下对提高学校管理水平起到了作用。