浅谈高校物业管理企业的管理问题 

浙江树人大学后勤集团   叶智校

    [摘要]：由于高校物业转制后，从原来行政管理体制向企业管理体制过渡，初试阶段学校对高校物业有一定的保护，使得高校物业企业避免了市场竞争的正面冲击。由于高校后勤的物业管理与小区物业管理有很大的不同，高校物业的最大特点，就是它依托学校，实施范围主要限于校内，高校物业管理起步相对较晚，物业管理理念尚未成熟，物业管理思路和模式尚不清晰。本文结合学校物业管理实际工作，在物业管理思路和模式上做一简单探讨。
    主题词：高校  物业管理  管理

    随着高校后勤社会化改革的不断深入，高校物业管理企业也得到了发展，但仍处于物业管理的摸索、调整、发展的初级阶段，而物业管理自身还处在发展的初级阶段，没有成熟的市场背景，企业内部的管理经营模式各自为政。由于高校后勤的物业管理与小区物业管理有很大的不同，高校物业的最大特点，就是它依托学校，实施范围主要限于校内，高校物业管理起步相对较晚，物业管理理念尚未成熟，物业管理思路和模式尚不清晰。本文就高校物业管理企业的管理作以研究和探讨。
    (一)本着严谨务实的原则，逐步由人情化管理向制度化管理过渡
    物业管理作为学校后勤公司的一个重要部门，必须在公司整体精神的指导下，并结合物业管理行业特征，提出物业管理企业的精神口号，比如“严谨、规范、务实、热情、创新”，要努力体现企业在整体上“团结、向上、规范”的精神面貌，确立企业“以校养业、以业转制”的长期目标。逐步树立“从单一的简单的服务到全方位综合服务，从立体式服务向专业化物业服务转变”的经营管理理念。在实际工作中，完善了《物业管理部员工规章制度》等一系列有关规范物业管理的制度、条例。随着制度的推行和深入，从过去员工靠人情，靠自律，靠面子管理逐步向靠制度、靠规范、靠程序进行管理。在管理当中，管理员要不断地学习和贯彻员工规章制度，来加强和实现管理，让员工切身体会到制度是为岗位而设，而不是为个人而设，使人情管理的成分逐步减少。规范的制度建设在不断加强情况下，由于不适应严格的规范化管理带来的不适应，引起了不同原因的员工情绪波动，甚至发生暂时性的停工停产事件，但这应属于转变管理方式过程中的正常现象。
    （二）理清思路，与时俱进，及时调整管理模式
    物业管理工作是一门“繁、杂、细、变”的工作，物业管理的涵盖面非常广，头绪很多，因此比较“繁”；物业管理涉及的内容比较多，牵涉部门多，因此比较“杂”；物业管理很多工作是面上的工作，物业管理工作与“对学校第一印象”有直接关系，是体现学校门面的作用，因此工作要比较“细”；物业管理工作是一个“动态的、长效的、立体的”工作，比如垃圾，随时都用可能在某个角落产生；比如杂草，一个不小心整个校园都爬满杂草；又比如水电，假如有一天每人在值班，它就偏偏在这一天出了问题。因此，就比较容易“变”。根据一些摸索的经验，现提供一点参考意见。
    一、以功能为标准，进行大胆的分工。在绿化班中，逐步设立（绿蓠、草皮、树枝）修剪、拨草、除害、浇水、勤杂、草花、盆景等功能项，每项都有责任人，责任落实到位，不仅发挥了各自的特长，而且增加了各自的责任心，打破“一窝粥”的现象。
    二、权力下放，发挥主动性。在大楼管理方面，设立主持日常工作的管理员，全面负责本项目部的日常管理，逐步形成一个核心，形成直接式领导。下放了一定限额的经济权和人事权。尤其是在员工招聘中，基本尊重基层管理员的意见。
    三、为基层管理员创造便于他们管理的外部环境。用人不疑，疑人不用，既用了，就要为他们造创良好的外部环境，帮助他扫清障碍。
    四、规范管理制度先行，力求规范服务。部门提出从过去的“勤、细、实”的基础上，提升到加强规范管理的层次。在这一理论的指导下，物业部先后出台了大量的规章制度，并逐步付绪于实施。在实际工作中，不断调整，改进，再调整，再改进，在潜移默化中成为行之有效的制度，职责范围不断明确，责任区域日益明显，责任心也自然而然的得到了加强。在规范管理基础上，今后我们还需提出规范服务，而不是盲目的无偿的服务。
    五、规范管理中几条值得坚持保持的经验：①出台新的奖惩考核制度，将考核标准进行细化、量化，分值与奖金相应得到真实体现；②每周一次的员工训导制③每周一次管理员例会制；④校区卫生评比制；⑤各校区管理处的互查、互评制；⑥效益分配制；⑦员工培训、参观学习制度。
    （三）物业管理须加快企业化步伐
    一、加快企业的规范化管理，是加快企业化步伐的基础。
    加快物业管理制度化建设，是加快企业规范化管理的前提条件。建立和完善物业管理的规章制度建设，才能使物业管理做到有章可循。操作上才能更规范，才能使成功的实践经验，转化理论指导思想。物业管理表格化，是企业规范化管理实施途径。把制度转化为表格，表格化是落实制度的重要途径。其具备简洁、明了、易操作的特点，易把制度化的东西转化为可实际操作的东西。数据化是企业规范管理的现实体现。只有数据最能体现结果。无论是制度化，不是表格化，最终能体现规范管理的只能是数据。数据最能体现成绩，最能表达结果。理论化是加快企业规范管理的实际成果。在数据化的基础上形成更高的理论体系，理论的创新，制度化建设才能不断完善。规范管理是一个制度化、表格化、数据化、理论化不断循环反复的过程。
    二、加快物业管理内部结构调整，是加快企业化步伐的重要途径
    1、转变观念，加快管理理念的调整。有人说“存在即是合理”，意思是说，存在的事物就有要存在的道理，在没有发生冲突的时候，还没有必要去改变它的现状。我们认为“发展才是合理”，只有不断的改革创新，还要不断地借鉴人家改革的成功经验，才能不断的发展。作为部门领导，应该从具体的事务中逐步解脱出来，把更多地精力投入到企业发展的战略决策上来，着重思考企业规划、企业发展方向、企业理论文化建设、企业制度建设、企业市场定位、企业人才规划管理等问题。
    2、根据物来管理的功能需要，设立主管理实施具体管理事务。设置卫生、绿化、维修、保安等主管，权力下放，责任到位，激发主管的主动性和创造性。对现有的资源要不断的整合，包括物力整合、财力整合和人力整合。比如水电与零星维修合并成一个部门，设立主管，以校区为单位进行派工，每月的岗位工资以派工单子中工作量来定，集中公司的技术力量，组建水电等抢修工程项目部，承接一定限额水电维修工程。绿化班与勤杂班合并，组建绿化项目工程部，设立主管一名。保安部应分解为校卫队和大楼保安，建立以楼裙安全为单位的开放式校园安全保卫体系。建议把大楼保安归口到大楼物业中去。具备独立注册公司能力的，应考虑独立注册公司，化小核算单位，壮大下属企业，成为公司下属企业或未来物业分公司的下属企业。
    3、责权行适当调整。权力下放的同时，也意味着责任与利益以下放。给部门以更多的权力，承担更多的责任与风险，从而更好的发挥部门的工作热情，激发员工进取创业精神。
    4、树立以人为本的思想，进行人事调整。首先，本人认为工作合格基层管理员，应该具备能执行领导意识的能力。作为优良的基层管理员，不仅具备了执行领导意识的能务，还能在实际工作中加以创新和发展的能力，这样的管理员应该成培养干部的对象。从基层工作人员中提拨管理员的重要性。比如，从优秀保洁员中提拔产生的管理员，更便于掌握和管理，其优势在一是对工作环境熟悉，二是熟悉业务，便于业务指导。另外，也要重视从其它同行中引进相关管理员，其优势；一是熟悉业务，有一定的行业管理经验，二是能带来新的管理经验和管理模式。三是能对企业员工产生冲击与压力，迫使员工产生竞争危机感。要重视管理员进行管理阶层。就是让管理员参与企业的决策、策划，精减现有管理员形开成管理人员等级即一类管理员应进行管理阶层中的决策层；二类管理员应进入管理阶层中的执行层。
    三、转变观念，大胆尝试，参与社会市场竞争
    1、转变观念，调整管理经营理念
    俗话说，“先学会走路，再学跑步。”但是，在物业管理快速发展的今天，信息传递发达、潮流更替周期缩短，占领市场迅速。因此，我们在学走路的同时，也要学跑步。我们在经营校园市场的同时，要积极发展校外市场。做好开拓市场的前期准备，营校内市场的同时要积极发展校外市场。要有人力、物力、财力的长期投入。没有社会市场，企业就没有发展潜力。
    2、确立市场定位，制定发展策略，规划拓展蓝图
    要参与社会市场竞争，首先要有科学地市场定位，只有找到了突破口刀刃，才有明确的方向感。我认为商务楼盘及中学中等学校后勤比较容易突破，市场定位之后要进行市场调研，没有调研就没有可靠的数据，数据应该成为选择制订发展策略的重要依据，有了发展策略就能明确发展目标，规划拓展蓝图也就容易成功。
    3、参与社会市场竞争，在行为上要大胆尝试
    任何事情不去大胆偿，虽然就目前而言不会有何损失，但是却失去了社会，只有去尝试了才会有机会，有机会了发展的机会就大了。但是任何尝度都不应该是盲目的。在物业管理参与社会市场竞争，应做一些前期准备。比如，在人力上，要有从具体负责，并且要有一定数量的人员结构及组织，在财力上，要有专项的经费开支与投入。在物力上要有一定的设备、工具等以及在政策上要有一定的扶持，奖励措施等等，而这一切正是作为公司与部门的领导层所要考虑的。这也正是作为领导决策层应适当权力下放，逐步摆脱具体事务的需要。脚的女人走不快，也正是这个道理。
    4、物业管理分公司，要依托总公司和支持总公司，为企业发展创造良好的外部环境
    无论人或事，都离不开周围的环境。总公司形成的大环境，在很大程度上影响着所有其下属部门和企业。因此，作为总公司本身更应加快企业化进程，为其下属部门和企业，创造良好的外部环境，也为物业管理成为独立法人，营造良好的外部氛围。物业公司的发展目标与规划要与总公司的目标与规划相一致。
    （四）进行企业文化建设，树立企业形象，积极有效地促进管理
    有意识地进行企业文化建设对于企业的管理能够带来很多意想不到的收获。在不间断地进行员工定期培训和列队训练的过程中，员工不仅缩短了对业务熟悉过程，好得经验和业务知识又能够及时得到交流和借鉴，而且能让员工与员工之间有一定的沟通和近距离接触，使得员工之间能建立感情和默契，有利于员工在工作中的相互协作，有利于员工产生归属感和向心力。良好的企业形象可以产生强烈的企业向心力。企业的良好形象赋予企业员工的是崇高的荣誉感，可以使他们在社会上深切地感受到由于企业的地位而给自己带来的荣耀，在获得心理上的满足的同时进一步增强对企业的向心力。高校后勤的优势就在于高等学府作为依托背景，“高等学府”这四个字在人们心中是有着比较高的社会地位，也容易使员工能在“学府”产生荣耀感，尤其是那些历史悠久或发展迅猛的学校，更能让人产生荣耀感。高校物业的一线员工的工资相对社会企业来说是偏低的，如果能很好的利用员工这种心理需求，这在对队伍稳定上起到了非常重要的作用。也正因为如此，良好的企业形象，还是企业吸引人才的最有利的条件。
    树立物业管理在师生当中的良好形象，便于与师生的日常沟通，有利于解决各类问题，很多困难容易迎刃而借。对员工要不断地灌输公司的服务理念、经营理念、管理理念，严格执行员工工作标准、操作规程等基本规章制度，落实考核制度。统一员工劳动服务意识，统一员工着装和形象标志。加大物业管理好人好事的宣传，适时地支持和赞助学生活动，并做好宣传，尤其每年一度的新生，他们对物业管理不甚了解，很多学生还不知道什么叫物业管理，这时我们要做好宣传。现在有不少老师有“不管什么事，先去找物业”观念，如果不做很好的宣传，物业管理的电话，很容易成为学校的热线电话。因此，物业管理要有意识的进行企业文化建设，树立企业形象，积极有效的促进企业管理。