遵循科学发展规律，加强物业信息管理

安徽师范大学后勤集团 曹约祥

    物业管理信息是一项系统工程，在创造和谐社会的今天，信息管理是一项十分重要的工作。建立物业管理信息系统市场需求依赖程度大、发展迅速，随着信息技术不断渗入到我们生活的方方面面，物业管理的手段和管理方法也随之变化。传统的管理模式逐步向电子化、网络化、智能化和自动化管理转变，变幻莫测的市场迫使物业管理尽快使用现代化手段，以适应市场竞争的目的。信息管理是实现管理目标的有力工具，建立一个完善的物业信息管理平台，就能推动物业管理整体水平上一个新台阶。
    国家鼓励物业管理采用新技术、新方法，依靠科技进步提高管理水平。为了规范物业管理活动，改善人民群众的生活和工作环境，加强物业信息管理，使物业管理工作规范化，建立物业管理统计报表制度，为政府和领导决策提供数据支持，为行业发展建立信息平台。通过物业管理信息的交流、分析，着力整顿和规范市场秩序，严格依法管理，加大监管力度，逐步促进物业信息管理制度化、规范化和科学化，将有利于维护社会的稳定，加速和谐社会的建设。
物业信息管理要做好两个方面的准备工作，一种是物业的资料，另一种是被服务对象的资料。物业信息管理是资料的积累和运用，是对建设开发成果的记录，是物业管理对维修配套、改造必不可少的依据。随着科学技术的发展和服务需求的逐步提高，现代技术参数越来越多，功能越来越复杂，越来越高科技和专业化，物业管理档案、物业信息的管理尤为重要。
    物业信息的管理着重抓好收集、整理、归档、利用四个环节。信息的收集在于积累，随着时间的推移而逐步充实完整；信息整理的重点是及时记录、去伪存真，留下有价值的；信息归档就是按时间、资料类别、内在的规律和联系进行科学地分类和保存，建立系统项目分类。
    物业信息管理，要遵循科学发展的规律。物业信息管理要侧重三个方面，即人口社会生产力的转移和集中的过程；管理范围内的固定设施设备；现代物业管理内容的广泛。围绕以上三个方面进行信息组合，既涉及到物业管理发展中的宏观管理方面，又涉及到微观管理方面；既涉及到决定物业管理发展速度和规模的外在因素，又涉及到决定物业管理模式和水准的内在因素。有效的信息提供就能掌握事物的演变和事件的发生，信息的综合作用决定领导层的决心。正确的信息能反映现代物业管理发展历程和发展现状，能推进现代化进程和规模扩张，为现代物业管理发展奠定客观的基础。
    物业信息是社会信息库的一部分，信息是一门知识，是人们对客观世界的认识。物业信息就是有关物业管理的知识，是人们在物业的产生、交易、维护、处置过程中，人与人、人与物、物与物关系处理的各种记录、文件、合同、技术说明、数据、图纸资料的总称。
    物业信息的管理按信息来源和不同的需求标准进行不同的分类，按时间顺序，各阶段管理设置信息平台。为了便于了解物业信息，要罗列主干内容和分支内容。譬如，一所高等院校物业管理部分，对管理物业的信息就需要建立诸多信息链，如前期规划设计信息、施工验收阶段信息、委托管理阶段信息、招标招商信息、服务对象信息、日常管理信息；再细化设立若干分支信息，如图纸的范围、区域、设备、技术参数、维修记录、人事档案等。详细编制物业信息，给管理工作带来意想不到的方便，起到事半功倍的作用，社会效益明显，经济效益显著。
    现代物业管理涉及的管理范围较广，管理内容甚为繁杂，加上政策变动因素，日常管理信息的采集采用以计算机为基础的物业管理信息系统不失为一种行之有效的解决方法。它是对物业信息及其管理过程进行管理，以辅助获得高质量物业管理的一种自动化的系统。物业管理信息系统具有数据分析处理功能、事务处理功能、辅助决策功能，各种管理方案的设计也可以通过信息分析获得第一手资料，避免决策失误。
    现代的物业管理都是上规模的集团化企业，涉及到物业具有多样化和复杂化的特点，针对这种特殊情况，采取建立集团统一的网络信息平台，建立中心数据库和网管系统，通过数据库进行宏观控制的决策处理，对物业进行日常的事务处理。决策层也可以利用数据库，通过网管管理对下属的业务进行实时监控，通过网络信息平台进行整个集团内部信息的交流，在同一个信息平台上，既完成了集团内部数据的统一性和完整性，又体现下属部门的信息独立性。
    纵观世界各国物业管理，欧美国家最早开发物业管理计算机信息系统，各式各样的管理软件层出不穷，其基本功能越来越完善。物业信息管理软件的设计宗旨和基本功能就是用最少的投入去满足绝大多数的基本要求。根据国内先进的物业管理城市建立的物业信息管理软件，主要从以下两个方面进行设计的。一是系统设计目标，整个系统涵盖物业管理的全过程，采取网络化部门分工管理，职责划分明确，做到部门资源共享，避免重复输入，具有强大的文档处理功能；其次是建立各子系统功能，物业信息管理软件子系统应当考虑到实用性、可靠性，一般物业管理可从以下几个方面考虑子系统的建立。经济来源较多的经营部、财务部、行政管理客户档案、保安管理、巡逻报告、工程维修方面，诸如公共设施、固定资产，对各种设备运行的状况记录等；文秘办公室的管理、工作计划管理、文档管理、员工管理、工资管理、费用收支等领导层乃至经理随时查询的各种报表。
    物业信息管理是以集团为核心，以方便管理为重点，以功能完善的管理系统为依托，形成集团内部的和谐发展，人与人、人与物之间的和谐发展。物业信息管理是一个综合性、过程性和全方位的概念，它是科学发展的必然规律，既是物质文明建设，也是精神文明建设；既是现代办公的硬件建设，也是物业办公的软件建设。物业信息管理服务于物业管理，物业管理信息的利用一定能为创造和谐社会发挥积极的作用。